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自力でも簡単!会社設立freeeを使って登記まで行う際のポイント

会社設立freee(フリー)

 

先日、会社設立freee を使って、独力で法人の登記まで1ヶ月半ほどで完結することができました。

会社設立freee

本当に驚くほど簡単でしたが、少しだけ迷ったり前もって知っておきたかったことがあったので、これから法人設立を目指す誰かの役に立つことを願ってポイントを絞って書き残しておきたいと思います。

この記事は登記完了までのプロセスを対象にしています。会社設立feeeで「始動」のステップにある税務署・都道府県税事務所・市町村役場への届出・申請は、設立する法人の内容によって異なるため含まれていません。

私自身にとっては2社目の会社設立になりますが、1社目は共同経営者のパートナーが税理士・行政書士を使って手続きしてくれたので、私は言われるがままに印鑑を押していた程度です。そのため、今回が私にとっては初めての会社設立のようなものでした。

会社設立freee を使った設立までの流れとポイント

まず、会社設立freeeの利用開始から登記完了までの期間ですが、私の場合は本業の片手間に時間を作りつつだったので1か月半程度かかりました。集中して時間を作って動けば、早ければ2週間程度で登記まで完了するでしょう(登記書類を出してから登記完了までに、ただ待つだけの10日間程度が大部分を占めます)。

会社設立freee

ということで、私はのらりくらりとやってしまいましたが、会社設立freeeの利用開始からの流れは下記のとおりです。この順番でやれば最速です。

  1. 事前準備(個人印鑑証明書・身分証・法人印鑑・CD-Rの注文)
  2. 会社設立freee の利用登録と会社情報の入力
  3. 会計freee の申し込み
  4. 専門家に定款電子認証の依頼(freeeの提携行政書士)
  5. 公証役場へ認証済み定款の受け取りを予約・受領
  6. 資本金の振込
  7. 法務局に登記書類を提出
  8. 登記事項証明書などの申請・受領

作業中は本当に問題がないのか色々と迷ったりもしましたが、終わってみると全く大したことなかったというのが感想です。

間違っていたら修正するだけなので、迷って調べ過ぎないほうが良いかも知れません。Webで調べても専門家によって説明が違ったりするので、迷うことが増えるだけだった気がします(結局、どれでも正しくて間違いではありません)。

会社設立freeeのステップ

それでは、フローに沿って一つ一つの作業とポイントを書いていきます。

事前準備(個人印鑑証明書・身分証の電子ファイル・法人印鑑・CD-Rの注文)

この後のプロセスで必要となるものは事前に準備しておきましょう。

最初にプロセス全体を確認しておけば必要になることに気付くのですが、順番に一つ一つ片付けていこうとすると次々に必要なものが出てきて非効率です。先々必要になるものは事前に用意してください。

  • 個人印鑑証明書(紙2枚と電子ファイル)
  • 身分証明書(原本と電子ファイル)
  • CD-R 1枚
  • 法人印鑑(早めに注文しておきましょう)

 

個人印鑑証明書・身分証明書・CD-R

個人印鑑証明書はマイナンバーカードがあればコンビニで発行できますね。会社設立を目指す人であれば確定申告をしている人も多いと思うので、マイナンバーカードを持っていない人はこの機会に作っておいて損はないと思います。

マイナンバーカード交付申請 - 地方公共団体情報システム機構

発行した印鑑証明書は自宅のプリンタ付属のスキャナで取り込んでPDFにすれば問題ありません。

同じように、身分証明書もスキャナで裏表をPDFにすれば大丈夫です。私は運転免許証を使いました。

次のCD-Rは個人的に困ったもので、家電量販店で1枚バラ売りが見つからずに5枚セットのものを買いました(残り4枚は使う予定ありません)。細かい仕様や要件は定められていないので、よくある束になっているCD-Rの1枚をソフトケースに入れて持って行っても問題ありません(裸で渡しても問題ないと思います)。電子定款を持って行ったCD-Rに焼いてもらうだけです。

 

法人印鑑

最後は法人印鑑です。

法務局に提出する登記書類を用紙する段階まで必要ありませんが、早めに用意しておくに越したことはありません。ネットでの注文から3日もあれば届くでしょう。

この印鑑(代表者印)で法人の印鑑証明書を作ることになりますが、一緒に銀行印・角印もセットで作っておくと良いと思います。私は個人の実印も作ったハンコスタイルで法人印鑑(3本セット)も作りました。

私の場合、ハンコスタイルが印鑑と一緒に送ってくれるキレイに押された印影を使って、会計freee に登録する社印の画像ファイルも作成しています。

ロゴ・社印の設定(会計freee)

 

会社設立freee の利用登録と会社情報の入力

諸々の準備が整ったら、まずは会社設立freeeにアカウント登録して、「入力」のステップで必要な情報を入力していきましょう。

内容的には迷うポイントは少ないでしょう。それほど単純な内容です。

会社設立freee

 

私の場合、将来的にやりたいことが色々とあっため、定款に記載される「事業内容」が二転三転しましたが、結局は下記のようなシンプルな形に落ち着きました。

定款に記載する事業内容

不動産投資や金融商品(株式・先物・FXなど)の投資も法人名義で行うことを考えていますが、投資関連は「銀行口座の開設に有利に働かない」というのと、「定款に記載のない事業を行っても罰則はない(前号に付帯関連する一切の事業に含まれることにする)」ということで省略しました。定款の変更は登録免許税3万円で行えるので、必要に応じて設立後にでも登記変更すれば問題なさそうです。

他には、「決算期」を設立月の前月にする(免税事業者の期間を最大化する)という定番の対応と、「公示の方法」は官報(またはホームページ)に掲載するということにしています。

決算期と公示の方法

ただ、会社法 第976条2項で公告を怠ることへの罰則が定められているものの、株式会社で公告をしているのは全体の数パーセントかつ過去に罰則の適用事例はありません。ここは悩むポイントではないでしょう。

これで「入力」のステップは終了です。

 

会計freee の申し込み(電子定款)

ここからは「設立」のステップに移ります。

ここも粛々と1から順番に進めていくだけですが、私が迷ったり失敗したポイントをピックアップしてお伝えしたいと思います。

まず、会計freeeの年間契約を前提に、定款の認証方法は「電子定款」の一択でしょう。紙の印紙代4万円は不必要な経費です。

定款の認証方法と会計freeeの申し込み

私は電子定款も自分でやってしまおうと思いましたが、電子証明書や機器が必要となり現実的ではないので諦めました。その後、freeeの提携行政書士が対応している内容を見て、完全に丸投げして正解だったと思っています。

会計freeeのプランは最安のミニマムで問題なく、会社設立freeeで登録したアカウント(メールアドレス)で申し込めば大丈夫です(既に会計freeeを申し込んでいた場合でもアカウントを同じにすればOK)。会社設立freee を使う予定があり、会計freee にまだ申し込んでいない人は申し込んでおきましょう。

会計freee

定款の電子認証を進めてくれる専門家(行政書士)が会計freeeの登録状況を確認するため、会社設立freeeと会計freeeで利用するアカウント(メールアドレス)は揃えておく必要があります。申し込む経路は関係ありません。

 

専門家に定款電子認証の依頼(freeeの提携行政書士)

定款の認証をfreeeが提携している専門家(行政書士)に依頼する場合、下記の電子ファイルを会社設立freeeにアップロードします。

  • 電子定款の種類
  • 印鑑証明書
  • 実質的支配者となるべき者の申告書
  • 顔写真付き身分証明書

「印鑑証明書」と「運転免許証」はスキャンしたPDFを使い、「定款」と「実質的支配者となるべき者の申告書」は会社設立freee からダウンロードしたものを使います。

ファイルをアップロードして認証を依頼するのと同時(本当に同時刻)に、freee にアサインされた行政書士から自動送信メールで連絡がありました。メールの内容は「今後の手続きの案内」「質問事項を Googleフォームで回答すること」だったので、そのまますぐにフォームから回答をしています。

その後、想像以上に公証役場との調整は早く、認証を依頼してから2日後には認証済みの定款がダウンロードできる状態になっていました。

電子定款の依頼状況

これで定款は完成したので、次は諸々の準備をして公証役場に定款を受け取りに行きます。

 

公証役場へ認証済み定款の受け取りを予約・受領

公証役場には予約して行くわけですが、訪問の日時は担当してくれる公証人の空き状況によります(行政書士からのメールに定款認証を担当してくれる公証人の名前が記載されています)。担当してくれる公証人のいる曜日が自分の都合と合わないと、代理人を立てるなどして面倒なことになるかも知れません。

持ち物リストに関しては、会社設立freee に書いてあるままなので特に問題ないでしょう。

公証役場で認証済みの定款を受け取り

 

認証済みの定款をダウンロードして、それを片面印刷して製本またはホチキス留めします。これは慣れない作業ですが、それほど神経質にならなくても大丈夫です。

  • 委任状を表紙にする
  • 「定款・会社名」だけの表紙もつける(2ページ目)
  • 捨印は押さなくても問題なし(必要だったら現場で押す)
  • キレイに作れなくても気にしない

これくらいのことを意識しておけば問題ないでしょう。

認証済み定款の製本方法

私の場合、なぜか認証済み定款のPDFを白黒印刷していて、最終ページにある行政書士の角印が朱肉の色になっていませんでした(元は朱肉の赤色です)。それでも公証役場で特に問題なかったので、カラー印刷の環境がない場合はモノクロ印刷しておけば問題なさそうです。

当日の費用は定款認証代金として 51,900円でした。この費用は会社設立日(法務局に登記書類を出した日)の日付で創業費として会計freeeに登録しています。

あとは、公証役場で事前に伝えていた通数の定款を受け取るだけで、少し待たされますが30分もかからずに終わるでしょう。

次は最大の山場になる登記書類の提出です。

 

資本金を振り込んで法務局に登記書類を提出

公証役場で認証済みの定款(最低でも2部)を受け取ったら、いよいよ法人の設立登記書類を法務局に提出します。

色々と疑問に思うポイントや細かいことが気になると思いますが、これも会社設立freee に書かれている内容を一つ一つ対応していけば問題ないはずです。

ここでは私が少し迷った「資本金の入金を証明書する書類」「登記書類の準備」について、気になったポイントを書いておきたいと思います。

資本金の入金と証明書類

まずは資本金の振込と入金の証明書です。

資本金相当額の振込自体は「認証済みの定款を受け取った日以降」とあったので、同日でも良いようですが、私は定款を受け取った翌日に自分の口座(住信SBIネット銀行)から自分の口座(楽天銀行)に振り込みました。

どちらも通帳自体の存在しない銀行のため、本来は画面のキャプチャを「入金を証明する書類」とすることになります。下記の「ネットバンクの場合」に該当します。

入金を証明する通帳のコピー

 

そして、これが楽天銀行に入金した理由にもなるのですが、楽天銀行の場合は入出金明細を「取引履歴明細証明書」という名前のPDFで出力できます。このPDFを印刷すればすべて事足りるため、楽天銀行の口座を保有している人は迷わず使いましょう。

楽天銀行の取引履歴明細証明書

上記には「振込日・振込人・金額」「口座名義」「銀行名・支店名・口座番号」など、入金を証明するのに必要な要件が全て載っています。

楽天銀行

PDF印刷で事足りるため、画面キャプチャと違って自分で加工する手間もありません。楽天銀行の口座を持っている人にはお勧めの方法です。

 

登記書類の準備

次は最重要となる登記申請書類の準備です。

会社設立freee には下記のように書かれていますが、上から3つの「定款」「印鑑証明書」「入金証明のコピー」は「登記書類」としてホチキス留めする一式に含まれます(別途もう1部用意する必要はありません)。

法務局に提出する登記書類

ということで、持ち物としては、クリップ留めした「登記書類(ホチキス留め)」「OCR用紙」「印鑑届出書」の一式印紙購入用の現金があれば足ります。あとは万が一のときの印鑑ですね。登録免許税の印紙は法務局内にある日本郵便オフィスサポートで購入して、その場で添付するのが安全で良いでしょう。

ホチキス留めする登記書類の一式も、会社設立freeeにある登記書類のまとめ方に従って一つずつ重ねていけば問題ありません。OCR用紙・印鑑届出書以外、既にホチキス留めされている定款を含めてホチキス留めするので、一番上から留めるホチキスの位置を少しずらすよう気を付けてください。

設立登記書類を綴じる

 

法務局では事前予約も不要で書類一式を窓口で出すだけです。原則、法務局の受付窓口では設立登記書類に不備がないかの確認はしてもらえません。

法務局には登記に関する相談窓口(予約制が多いようです)があるので、内容に不安があるときは事前に相談するのも一つの選択肢です。ただ、会社設立freee を見て進めれば基本的に問題はないと思います。

法務局で登記書類を出すときは、窓口に掲示されている登記完了予定日を確認しておきましょう。確認し忘れてしまった場合でも、法務省のWebサイトで各都道府県の法務局の登記完了予定日を公表しています。

下記は東京法務局の例です。

東京法務局各庁別登記完了予定日 - 法務省

Google で「都道府県名 登記完了予定日」と検索して、各地方法務局の管轄する本局・支局・出張所の登記完了予定日を確認してください(必ずしも実際の登記完了日になるわけではありません)。

 

登記事項証明書などの交付申請・受領

法務局で確認した登記完了予定日までに不備などの連絡がなければ、問題なく登記が完了しているはずです。完了したという直接の連絡はありません。

私の場合、法務局に掲示されていた登記完了予定日よりも2日早く登記が完了していたようで、登記完了予定日の前日夕方には 法人番号公表サイト で法人番号を確認することができました。法人番号が確認できるということは登記が完了しているということです。登記の翌営業日には法人番号通知書が発送されているので、私の場合は登記完了予定日に法人番号通知書を受け取りました。

法人番号(企業版マイナンバー)
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ということで、登記が無事に完了したことが確認できたら、会社設立feee にある「登記事項証明書」「印鑑カード交付申請書」「印鑑証明書交付申請書」を用意して再び法務局に出向きましょう。

その後の届け出や手続きに必要な書類

私の場合、この後に必要となる税務署・県税事務所・市町村役場に出す3枚以外に、法人の銀行口座開設を謝絶されることも想定して、少し多めに(5通ずつ)申請しておきました。

登記事項証明書 5通・印鑑証明書 5通で 5,250円です。

不動産登記,商業・法人登記における主な登記手数料 - 法務省

決して安くない金額ですが、後から必要になって再訪するよりは多めにとっておいた方が良いと思います。これは開業費に計上しています。

 

窓口でも案内されると思いますが、法務局では以下の順番で進んでください。

  1. 「印鑑カード交付申請書」を出して印鑑カードを受け取る
  2. 「登記事項証明書交付申請書」「印鑑証明書交付申請書」を出して履歴事項前部証明書と印鑑証明書を受け取る

先に「印鑑カード交付申請書」を出して印鑑カードを受け取って、その印鑑カードと一緒に「登記事項証明書交付申請書」「印鑑証明書交付申請書」を出します。私の行った法務局では窓口が違いました。

混雑していなければ、印鑑カードの発行も証明書の発行も時間はかかりません。順調に進めば30分も滞在せずに終わるはずです。

 

会社設立freee は法人設立の完了でしかありません

ここまでのステップで法人を世の中に誕生させる設立(登記)までは完了です。ただ、法人としての手続きはその後も続くので注意してください。

登記事項証明書に記載された設立日を登録

この後の「始動」のステップでもガイダンスはありますが、ここからは自社の事情に合わせて要否が分かれるので、何が自分の会社には必要なのかを調べながら進める必要があります。

法人設立登記完了後の各種手続き

 

税務署・都道府県税事務所・市町村役場が離れた場所にあって移動するのが面倒だったりもしますが、ほぼ全て書類を提出するだけものなので、効率よく回れば1日あれば十分なはずです。

貴重な時間を無駄にしないためにも、事前に準備を整えて効率的に手続きを進めるようにしてください。

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